ระบบ KM คืออะไร ? องค์กรแบบไหนที่ควรใช้ระบบ KM

ในอดีตที่ผ่านมา การจัดการเอกสารและความรู้ขององค์กรส่วนใหญ่ยังคงใช้วิธีการแบบดั้งเดิม อาทิ การจัดเก็บเอกสารในรูปแบบกระดาษ การแลกเปลี่ยนความรู้ผ่านการประชุมหรือการสอนงาน ซึ่งวิธีการเหล่านี้มีข้อจำกัดหลายประการ เช่น

1. การสูญหายของเอกสาร เนื่องจากการจัดเก็บที่ไม่เป็นระบบ

2. ความล่าช้าในการค้นหาและเข้าถึงข้อมูล ส่งผลต่อประสิทธิภาพการทำงาน

3. การสูญเสียความรู้และประสบการณ์ของบุคลากร เมื่อมีการโยกย้ายหรือเกษียณอายุ

4. ความยากลำบากในการแบ่งปันความรู้ข้ามสายงานหรือแผนกต่างๆ

เพื่อแก้ไขปัญหาดังกล่าว ระบบการจัดการความรู้ หรือระบบ KM (Knowledge Management System) จึงถูกนำมาใช้เป็นเครื่องมือสำคัญในองค์กรสมัยใหม่

ระบบ KM คืออะไร

ระบบ KM เป็นกระบวนการจัดการความรู้ที่มีคุณค่าขององค์กรอย่างเป็นระบบ ตั้งแต่การระบุ สร้าง จัดเก็บ แบ่งปัน และนำความรู้ไปประยุกต์ใช้ โดยอาศัยองค์ประกอบหลักทั้งบุคลากร เทคโนโลยี และกระบวนการที่เหมาะสม เพื่อให้องค์กรสามารถใช้ประโยชน์จากทรัพยากรความรู้ที่มีอยู่ได้อย่างเต็มที่

ข้อดีของการใช้ระบบ KM

1. เพิ่มประสิทธิภาพการทำงาน ด้วยการเข้าถึงและแบ่งปันความรู้ได้อย่างรวดเร็ว ลดการซ้ำซ้อนของงาน

2. ลดการสูญเสียความรู้ เนื่องจากมีการจัดเก็บความรู้อย่างเป็นระบบ ทำให้ความรู้ยังคงอยู่กับองค์กรแม้บุคลากรจะลาออกหรือเกษียณ

3. ส่งเสริมการใช้และสร้างสรรค์นวัตกรรม การนำความรู้มาผสมผสานสร้างสรรค์ผลงานใหม่ๆ ช่วยเพิ่มขีดความสามารถในการแข่งขัน

4. บูรณาการข้อมูลและความรู้ ด้วยการใช้เทคโนโลยีสารสนเทศที่ทันสมัย ช่วยให้การจัดการความรู้มีประสิทธิภาพยิ่งขึ้น

แนวทางการใช้ระบบ KM ให้เกิดประโยชน์สูงสุด

1. สร้างวัฒนธรรมการแบ่งปันความรู้ โดยกระตุ้นและสนับสนุนให้บุคลากรเห็นความสำคัญของการแลกเปลี่ยนความรู้

2. พัฒนาโครงสร้างพื้นฐาน ทั้งด้านเทคโนโลยีและกระบวนการ ให้สามารถรองรับการจัดการความรู้ได้อย่างมีประสิทธิภาพ

3. ผสานการจัดการความรู้เข้ากับกิจกรรมปกติ เพื่อให้เกิดความต่อเนื่องและเป็นส่วนหนึ่งของวัฒนธรรมองค์กร

4. วัดและประเมินผลอย่างสม่ำเสมอ เพื่อนำข้อมูลไปปรับปรุงและพัฒนาระบบให้มีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น

ทุกองค์กรไม่ว่าจะเป็นองค์กรขนาดใหญ่หรือเล็ก ภาครัฐหรือเอกชน ควรนำระบบการจัดการความรู้ (KM) มาประยุกต์ใช้ เนื่องจากความรู้ถือเป็นทรัพยากรที่สำคัญขององค์กร การบริหารจัดการความรู้อย่างมีประสิทธิภาพจะช่วยเพิ่มศักยภาพและขีดความสามารถในการแข่งขัน อย่างไรก็ตาม มีบางประเภทขององค์กรที่ควรให้ความสำคัญกับระบบ KM เป็นพิเศษ ดังนี้

1. องค์กรที่มีบุคลากรเป็นจำนวนมาก 
2. องค์กรที่มีอายุการดำเนินงานยาวนาน
3. องค์กรที่มีหน่วยงานกระจายตามสาขาหรือสถานที่ต่างๆ 
4. องค์กรที่ต้องการสร้างนวัตกรรม 
5. สถาบันการศึกษา บริษัทที่ปรึกษา และสำนักงานกฎหมาย 

การนำระบบ KM มาใช้อย่างเหมาะสมจะช่วยให้องค์กรสามารถบริหารจัดการความรู้ได้อย่างมีประสิทธิภาพ ส่งผลให้การดำเนินงานมีประสิทธิภาพสูงขึ้น สร้างนวัตกรรม และเพิ่มขีดความสามารถในการแข่งขันขององค์กร