การจัดงานเลี้ยงไม่ว่าจะเป็นงานแต่งงาน งานวันเกิด งานปาร์ตี้ หรือแม้แต่งานสัมมนาบริษัท ต้องมีการวางแผนอย่างละเอียดและใส่ใจในทุกๆ รายละเอียด เพราะการเลือกเช่าสถานที่จัดงานเลี้ยงเป็นสิ่งสำคัญที่สามารถสร้างความประทับใจแก่แขกและสร้างบรรยากาศให้กับงานของคุณได้ แต่หากการเลือกสถานที่ไม่ดีพอ อาจทำให้งานที่คุณตั้งใจจัดออกมาไม่เป็นไปตามที่คาดหวัง ดังนั้นเรามาดูกันว่ามีสิ่งที่ควรทำและไม่ควรทำก่อนตัดสินใจเลือกเช่าสถานที่จัดงานเลี้ยงอย่างไรบ้าง
Do: ตั้งงบประมาณและกำหนดแผนเบื้องต้น
ก่อนที่คุณจะเริ่มหาสถานที่ ควรตั้งงบประมาณให้ชัดเจนเพื่อไม่ให้เกินขอบเขตที่วางไว้ แผนการเงินจะช่วยให้คุณเห็นภาพรวมของค่าใช้จ่ายทั้งหมด รวมทั้งค่าเช่าสถานที่จัดงานเลี้ยง อาหาร เครื่องดื่ม และบริการเสริมอื่นๆ นอกจากนี้ยังควรวางแผนจำนวนแขกที่คาดว่าจะมาและลักษณะของงานที่จะจัดให้เหมาะสมเพื่อเลือกสถานที่ที่ตอบโจทย์ได้ดีที่สุด
Don’t: เลือกสถานที่ที่ใหญ่หรือเล็กเกินไป
หากเช่าสถานที่จัดงานเลี้ยงที่มีมีขนาดเล็กเกินไปจะทำให้แขกรู้สึกอึดอัด ส่วนสถานที่ที่ใหญ่เกินไปจะทำให้บรรยากาศภายในงานดูลอยและไม่อบอุ่น ควรเลือกสถานที่ที่ขนาดเหมาะสมกับจำนวนแขกของคุณและตอบโจทย์ความต้องการตามประเภทของงาน เช่น หากเป็นงานปาร์ตี้แบบเคร่งเครียด อาจต้องเลือกสถานที่ขนาดใหญ่เพื่อรองรับการจัดโต๊ะเก้าอี้และสิ่งอำนวยความสะดวก แต่หากเป็นงานแต่งงานที่อบอุ่นเป็นกันเอง สถานที่เล็กๆ ที่บรรยากาศดีอาจเป็นตัวเลือกที่ดีกว่า
Do: ตรวจสอบระบบแสง สี เสียง และความพร้อมด้านเทคนิค
ระบบแสง สี เสียงในงานเลี้ยงเป็นปัจจัยสำคัญที่สร้างบรรยากาศได้อย่างมาก การตรวจสอบว่าอุปกรณ์มีคุณภาพดีหรือไม่ และมีทีมงานที่พร้อมจะดูแลระบบต่างๆ ให้คุณสามารถมั่นใจได้ว่างานของคุณจะดำเนินไปได้อย่างราบรื่น โดยเฉพาะในกรณีที่มีการแสดงสดหรือพูดคุย การมีระบบเสียงที่ชัดเจนและไม่มีเสียงรบกวนจะเป็นสิ่งที่ต้องพิจารณาอย่างมาก
Don’t: ละเลยการสำรวจสิ่งอำนวยความสะดวกและการเดินทาง
ความสะดวกสบายของแขกที่มาเป็นสิ่งที่ต้องใส่ใจเป็นพิเศษ เช่น หากสถานที่อยู่ห่างไกลหรือเดินทางยากอาจทำให้แขกบางคนรู้สึกไม่สะดวก นอกจากนี้ ก่อนเช่าสถานที่จัดงานเลี้ยง ควรตรวจสอบว่ามีที่จอดรถเพียงพอและหาง่าย หรือมีบริการรับส่งสำหรับแขกหรือไม่ รวมถึงควรดูว่ามีสิ่งอำนวยความสะดวกในสถานที่นั้นๆ เช่น ห้องน้ำและบริเวณพักผ่อนที่สะดวกสบาย เพื่อให้แขกรู้สึกดีเมื่อมาร่วมงาน
Do: ดูตัวอย่างและรีวิวจากผู้ที่เคยใช้บริการ
การดูตัวอย่างงานเลี้ยงที่เคยจัดในสถานที่นั้น ๆ จะช่วยให้คุณเห็นบรรยากาศและการตกแต่งต่างๆ ว่าเหมาะกับงานของคุณหรือไม่ นอกจากนี้การอ่านรีวิวจากลูกค้าที่เคยใช้บริการจะช่วยให้คุณเข้าใจถึงการบริการและความใส่ใจของสถานที่นั้นๆ ทั้งในด้านคุณภาพของอุปกรณ์ ทีมงาน การตกแต่ง และการแก้ไขปัญหาเฉพาะหน้า ซึ่งจะช่วยให้คุณสามารถตัดสินใจได้ง่ายขึ้น
Don’t: มองข้ามข้อกำหนดและเงื่อนไขการใช้สถานที่
สถานที่จัดงานมักมีเงื่อนไขการใช้งานที่แตกต่างกัน เช่น ข้อจำกัดในการใช้เสียง การใช้วัสดุตกแต่ง หรือแม้กระทั่งการขนย้ายอุปกรณ์ต่างๆ เพื่อป้องกันความเสียหาย ดังนั้น ก่อนเช่าสถานที่จัดงานเลี้ยง ควรอ่านเงื่อนไขอย่างละเอียดและสอบถามให้แน่ใจว่าคุณเข้าใจข้อกำหนดทั้งหมด และหลีกเลี่ยงการละเมิดข้อกำหนดที่จะส่งผลให้เกิดค่าใช้จ่ายเพิ่มเติม
Do: เตรียมแผนสำรอง
ในการจัดงานเลี้ยง อาจมีเหตุการณ์ไม่คาดฝันเกิดขึ้น เช่น ฝนตกกะทันหันในงานกลางแจ้ง ไฟฟ้าขัดข้อง หรืออุปกรณ์ต่าง ๆ เกิดการชำรุด แนะนำให้มีแผนสำรอง เช่น หากเป็นงานกลางแจ้ง ควรเลือกสถานที่ที่มีพื้นที่ครอบคลุมในร่มในกรณีที่ฝนตก หรือถ้าใช้ระบบไฟฟ้าและเสียงมาก ควรมีทีมงานที่สามารถซ่อมแซมได้ในกรณีฉุกเฉิน เพื่อให้งานของคุณสามารถดำเนินต่อไปได้อย่างราบรื่น
การเช่าสถานที่จัดงานเลี้ยงเป็นเรื่องที่ต้องใช้ความรอบคอบและการเตรียมตัวอย่างดี โดยการทำตามคำแนะนำและหลีกเลี่ยงข้อผิดพลาดต่างๆ คุณจะมั่นใจได้ว่าสถานที่ที่คุณเลือกจะสร้างความประทับใจให้กับแขก และทำให้งานของคุณเป็นไปตามที่คุณวางแผนไว้