ในอดีตที่ผ่านมา การจัดการเอกสารและความรู้ขององค์กรส่วนใหญ่ยังคงใช้วิธีการแบบดั้งเดิม อาทิ การจัดเก็บเอกสารในรูปแบบกระดาษ การแลกเปลี่ยนความรู้ผ่านการประชุมหรือการสอนงาน ซึ่งวิธีการเหล่านี้มีข้อจำกัดหลายประการ เช่น
1. การสูญหายของเอกสาร เนื่องจากการจัดเก็บที่ไม่เป็นระบบ
2. ความล่าช้าในการค้นหาและเข้าถึงข้อมูล ส่งผลต่อประสิทธิภาพการทำงาน
3. การสูญเสียความรู้และประสบการณ์ของบุคลากร เมื่อมีการโยกย้ายหรือเกษียณอายุ
4. ความยากลำบากในการแบ่งปันความรู้ข้ามสายงานหรือแผนกต่างๆ
เพื่อแก้ไขปัญหาดังกล่าว ระบบการจัดการความรู้ หรือระบบ KM (Knowledge Management System) จึงถูกนำมาใช้เป็นเครื่องมือสำคัญในองค์กรสมัยใหม่
ระบบ KM คืออะไร
ระบบ KM เป็นกระบวนการจัดการความรู้ที่มีคุณค่าขององค์กรอย่างเป็นระบบ ตั้งแต่การระบุ สร้าง จัดเก็บ แบ่งปัน และนำความรู้ไปประยุกต์ใช้ โดยอาศัยองค์ประกอบหลักทั้งบุคลากร เทคโนโลยี และกระบวนการที่เหมาะสม เพื่อให้องค์กรสามารถใช้ประโยชน์จากทรัพยากรความรู้ที่มีอยู่ได้อย่างเต็มที่
ข้อดีของการใช้ระบบ KM
1. เพิ่มประสิทธิภาพการทำงาน ด้วยการเข้าถึงและแบ่งปันความรู้ได้อย่างรวดเร็ว ลดการซ้ำซ้อนของงาน
2. ลดการสูญเสียความรู้ เนื่องจากมีการจัดเก็บความรู้อย่างเป็นระบบ ทำให้ความรู้ยังคงอยู่กับองค์กรแม้บุคลากรจะลาออกหรือเกษียณ
3. ส่งเสริมการใช้และสร้างสรรค์นวัตกรรม การนำความรู้มาผสมผสานสร้างสรรค์ผลงานใหม่ๆ ช่วยเพิ่มขีดความสามารถในการแข่งขัน
4. บูรณาการข้อมูลและความรู้ ด้วยการใช้เทคโนโลยีสารสนเทศที่ทันสมัย ช่วยให้การจัดการความรู้มีประสิทธิภาพยิ่งขึ้น
แนวทางการใช้ระบบ KM ให้เกิดประโยชน์สูงสุด
1. สร้างวัฒนธรรมการแบ่งปันความรู้ โดยกระตุ้นและสนับสนุนให้บุคลากรเห็นความสำคัญของการแลกเปลี่ยนความรู้
2. พัฒนาโครงสร้างพื้นฐาน ทั้งด้านเทคโนโลยีและกระบวนการ ให้สามารถรองรับการจัดการความรู้ได้อย่างมีประสิทธิภาพ
3. ผสานการจัดการความรู้เข้ากับกิจกรรมปกติ เพื่อให้เกิดความต่อเนื่องและเป็นส่วนหนึ่งของวัฒนธรรมองค์กร
4. วัดและประเมินผลอย่างสม่ำเสมอ เพื่อนำข้อมูลไปปรับปรุงและพัฒนาระบบให้มีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น
ทุกองค์กรไม่ว่าจะเป็นองค์กรขนาดใหญ่หรือเล็ก ภาครัฐหรือเอกชน ควรนำระบบการจัดการความรู้ (KM) มาประยุกต์ใช้ เนื่องจากความรู้ถือเป็นทรัพยากรที่สำคัญขององค์กร การบริหารจัดการความรู้อย่างมีประสิทธิภาพจะช่วยเพิ่มศักยภาพและขีดความสามารถในการแข่งขัน อย่างไรก็ตาม มีบางประเภทขององค์กรที่ควรให้ความสำคัญกับระบบ KM เป็นพิเศษ ดังนี้
- องค์กรที่มีบุคลากรเป็นจำนวนมาก
- องค์กรที่มีอายุการดำเนินงานยาวนาน
- องค์กรที่มีหน่วยงานกระจายตามสาขาหรือสถานที่ต่างๆ
- องค์กรที่ต้องการสร้างนวัตกรรม
- สถาบันการศึกษา บริษัทที่ปรึกษา และสำนักงานกฎหมาย
การนำระบบ KM มาใช้อย่างเหมาะสมจะช่วยให้องค์กรสามารถบริหารจัดการความรู้ได้อย่างมีประสิทธิภาพ ส่งผลให้การดำเนินงานมีประสิทธิภาพสูงขึ้น สร้างนวัตกรรม และเพิ่มขีดความสามารถในการแข่งขันขององค์กร